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Keep Focused 保持25分鐘專注力的 Pomodoro 工作法小工具

poromodo-01 (by 異塵行者)

今天在「KeepFocused is a portable Pomodoro Technique timer for Windows」 這篇文章裡，看到一個有趣的時間管理方法：「Pomodoro Technique（番茄鐘工作法）」，以及一個輔助完成這種工作法的免費、免安裝軟體：「Keep Focused」。

「Pomodoro」是義大利語中 的番茄，在這裡指得是做成番茄形狀的廚房定時器，例如煮泡麵時我們可以將番茄鐘設定為3分鐘後提醒，讓我們獲得正確的烹煮時間長度。而「Pomodoro Technique（番茄鐘工作法）」則是一種時間管理方法，利用定時器的輔助，讓你透過分 段集中精力的方式，用最有效率、最 沒壓力的方法來完成工作流程。

你可以到「Pomodoro Technique」網站了解這種時間管理工作法的詳細內容，官網中甚至提供了完整教學的免費PDF檔案。

在我簡單閱讀後，如 果用我個人的理解來說：Pomodoro Technique有鑑於當面對高難度工作和長時間工作時，人們往往會因此擔心卻步，因為先看到了壓力所以裹足不前；所以 Pomodoro Technique認為我們要把時間切塊、工作分段，一口氣搬不起來的東西，分解後連小朋友都可以分批搬動；而利用 定時器就是要幫助我們將時間與工作切塊，一次集中精力完成一小段任務，休息後再繼續完成其它段落，Pomodoro Technique認為這樣可以分解我們的壓力，並且增加工作效率。

 

而今天這篇文章想要介紹的免費、免安裝軟體：「Keep Focused」，從字面意義上來看是一款幫助你「保持專注」的工具，其使用的方法概念就是 源自於Pomodoro Technique。

 

前面很淺的說明了Pomodoro Technique的理論精神，下面我也簡單的列出Pomodoro Technique的實作方法：

  • 1. 從你的工作清單中選擇一項要進行的任務A。
    （所以事先記錄與列舉待辦事項是很重要的）
  • 2.將定時器設定為25分鐘後提醒。
    （25分鐘是Pomodoro認為一個人可以持續保持專注力的適當時間）
  • 3. 開始進行任務A，直到25分鐘結束。
    （在這25分鐘裡面就只做任務A一件事情，要練習專注，不要被任何事 情打斷，否則就要開始新的25分鐘回合）
  • 4.這時候不管是否完成任務A，都要立刻結束，並在該任務上做 一個標記。
    （於是你可能最後整理自己的Pomodoro記錄時，會看到任務A使用了5次的25分鐘才完 成，這也是一個了解自己完成每項工作所需專注時間的好方法）
  • 5.立刻去休息5分鐘。
    （Pomodoro認為25分鐘的持續專注結束後一定要休息，而且連再多花個兩分鐘就可以完成任務的想法也不能有，一定要在 25分鐘一到時就毅然決然的切斷工作；當然，這其實也是要求你在工作時專注於25分鐘必須完成的事情，督促自己在25分鐘裡面能讓工作推展到一個段落）
  • 6.休息結束後繼續進行一段25分鐘的任務。
    （休息時就不要去想工 作的事情，用自己的方法去放鬆，然後再繼續進行下一段持續專注的25分鐘）
  • 7.每進行四個回合的 Pomodoro任務後，給自己一段比較長時間的休息。
  • 8.每天結束時，檢視自己今 天在Pomodoro工作表上的紀錄與成效。

 

那麼，「Keep Focused」這個軟體可以拿來幹嘛呢？從前面的步驟中，我們可以看到在進行Pomodoro Technique時，起碼需要準備一 個定時器，還有一份可以記錄工作項目的紙筆； 而「Keep Focused」就是上述兩種工具的數位版。

下載檔案後解壓縮，直接執行裡面的執行檔，首先會打 開Keep Focused的任務填寫視窗，在空白欄位裡填入你這個25分鐘打算進行的工作，按下〔OK〕。

pomodoro-02 (by 異塵行者)

接著Keep Focused會縮小成一個「非常小」的黑色定時器，開始倒數25分鐘（是的，完全沒有可以調整定時間隔的選項，就是強制規定為Pomodoro工作法要 求的25分鐘）。

這個黑色定時器會常駐在桌面最上層，按下白色按鈕會暫停並重新開始新的25分鐘輪回，按下紅色叉叉就可以關閉。

pomodoro-03 (by 異塵行者)

Keep Focused就只有上述功能而已，看起來很簡單嗎？不過這完全符合Pomodoro Technique的旨趣。因為在25分鐘裡面你需要的只是完全不受干擾，專注進行工作，Keep Focused只是扮演一個讓你知道所剩時間的輔助工具。

25分鐘倒數結束，請自己去休息幾分鐘，當你想要開始 下一個Pomodoro輪回時，再回到Keep Focused按下白色按鈕，設定新的工作項目（或繼續填入上一輪未完成的工作），開始25分鐘的工作段落。另外你可以按下〔View Session Data Files〕，檢視自己目前累積的每一段Pomodoro工作回合的成效。

pomodoro-04 (by 異塵行者)

 

  • 小 結：

我覺得這個Pomodoro工作法，以及Keep Focused小工具都滿有趣的，對於有興趣調整自己工作習慣的朋友，或許可以試試看它們對你是否有效。

以我自己的理解來看，這確 實是一個有效的時間管理練習法：

  • 1.它有非常具體且容易操作的步驟。
  • 2.它 讓你練習在短時間內集中且專注的去做一件事，練習不要分心。
  • 3.它要求你把時間和工作壓力切成多塊，讓你眼前的壓力減 輕。
  • 4.但是因為時間只有25分鐘，所以仍然有一個適度的壓力，這個壓力是可以讓你保持某種專注的原動力。

我想，我應該會找時間來試試看用這種方法進行工作是否真的有更好的效果吧！